mardi 27 octobre 2015 10h17

Rooming'it - Logiciel de gestion des réservations et des salles

Pour plus d'information, contactez-nous : contact@audentia-gestion.fr

Rooming'it - Logiciel de gestion des réservations et des salles

Rooming'it est un logiciel de gestion de salles pouvant convenir à toute société ayant à programmer des événements, des réunions, des conférences, des spectacles, des banquets, des groupes de travail...

Gérer et organiser les programmations et agencement internes des salles
(services, matériels, personnels, etc.)
Disponibilités visibles d'un simple coup d'oeil
Placement graphique à la souris des services et participants
Travail en "réseau local" pour partager et communiquer sur la tenue des réunions et leur programmation
Gestion des droits des utilisateurs de l'administration général à la lecture simple
Facturation des réservations
Possibilité de travail en workflow

Rooming'it propose les principales fonctionnalités suivantes :

	Planification des réunions L’état d’avancement de chaque réunion est identifié par un code de couleur paramétrable. Des vues journalières, hebdomadaires et mensuelles sont disponibles.			Service Web intégré Vous pouvez publier les plannings de réservation des salles sur votre propre site Web grâce à une synchronisation FTP intégrée. Rooming’it se charge de générer les pages HTML et le code PHP puis de publier ces pages sur votre site aux emplacements que vous désignez.
	Gestion de la périodicité Les réunions peuvent être programmées avec une périodicité hebdomadaire ou mensuelle.			Personnalisation Vous pouvez personnaliser entièrement la représentation graphique des salles (plan et photo).
	Agencement graphique Chaque matériel, service ou participant est symbolisé par une icône pour un repérage visuel aisé et l’élaboration d’un « plan de table ».			Protection Un circuit de validation peut être défini, le contenu des réservations peut être rendu confidentiel.
	Editions des réunions Les listes de participants, les badges, les ordres du jour, les planning mensuels ou hebdomadaires peuvent être édités pour affichage ou diffusion.			Gain de temps Une réunion périodique est programmée en quelques clics et la disponibilité d’une salle est repérée en un coup d’œil.
	Coordination Rooming’it permet un réel travail coordonné entre les différentes personnes chargées de la planification et les « utilisateurs » des salles.			Simplicité L’interface est conforme à la ligne des produits Microsoft (listes déroulantes, souris, raccourcis claviers, ...).
	Information Les réunions peuvent être suivies par chacun en temps réel (report, annulation, modification d’ordre du jour ou de participants, etc.).			Intégration Rooming’it s’interface avec votre propre site Web en utilisant les standards du Web (HTML, PHP, FTP).

La maîtrise de vos réservations avec Rooming'it

Les fonctions avancées de Roomingit permettent de contôler efficacement l'activité de vos salles et l'ensemble de vos réunions programmées.

Que vous soyez une petite entreprise, un grand groupe, une collectivité ou simplement une association, Rooming'it s'adapte à tous vos besoins par son approche modulaire totalement intégrée.

La planning général des réservations

Planning des réservations programmées

Vous pouvez facilement identifier par codes de couleurs l'état d'une réservation ou le type de réservation programmée. Vous pouvez déplacer, agrandir ou réduire à la souris la durée d'une réservation, changer son état de réservation (réservée, confirmée, annulée, en cours, etc.)

Agencement des salles

Plan de salle avec agencement

Chaque salle peut disposer en standard d'équipements et de services (boissons fraîches, papier, rétroprojecteur, traducteur, moyens de communication, hôtesse d'accueil, etc.). Vous avez la possibilité de personnaliser ces équipements et ces services lors de chaque réservation.

Ces équipements et services sont entièrement paramétrables (type d'options / options / icônes graphiques attachées).

Le nombre maximal de participants peut être renseigné afin de gérer les places disponibles.

Vous pouvez inclure un plan de principe de la salle ainsi qu'une photo.

Les équipements, les services et les participants peuvent être placés à la souris dans la salle et permettre ainsi de définir :
- un plan de table,
- un placement des VIP,
- un placement des équipements et des éléments de décoration,
- etc.

Planification des réservations

Planning mensuel des réservations

Grâce à des vues hebdomadaires et mensuelles vous pouvez repérer facilement des dates de disponibilité ou d'indisponibilité de salles et en quelques clics, réserver la salle pour un de vos correspondants.

Vous pouvez programmer en quelques clics des réservations se répétant à un rythme hebdomadaire ou mensuel (exemple : réservation programmée tous les premiers mercredis et samedis du mois de 9h30 à 10h45 jusqu'à la fin de l'année).

Dans le cas où vous auriez à gérer de nombreuses salles, des regroupements par famille ou par site sont possibles afin de limiter le nombre de salles visibles en même temps à l'écran.

Une édition d'un planning hebdomadaire ou mensuel est disponible.
Des champs d'informations tels l'objet, le résumé de l'événement attaché à la réservation, l'auteur de la réservation, la liste des participants, les options prévues, etc. sont disponibles à l'écran en un simple clic sur une réservation.

Participants et organisateurs

Fiche détaillée d'un contact

Pour éviter toute ressaisie inutile, un fichier de gestion de contacts est intégré à Rooming'it. Il vous permet de mémoriser les participants et/ou les organisateurs récurrents.

Chaque fiche de contact est détaillée pour avoir rapidement sous les yeux les coordonnées d'un participant ou d'un organisateur.

Personnalisation

Rooming'it est grandement paramétrable et personnalisable pour s'adapter à vos besoins spécifiques.

Horaires et méthode de travail

La période de travail est entièrement libre. Le découpage de la journée peut être défini avec un pas allant de 5 à 60 minutes. Les couleurs de l'affichage des samedis, dimanches et jours fériés sont modifiables par vos soins.

Droits d'accès

Les droits d'accès en création ou consultation de réservation sont gérés par groupe d'utilisateur (lecteur, auteur ou administrateur).

Options des salles et des réservations

Vous pouvez définir votre propre liste d'équipements ou de services et les associer à un jeu d'icônes que vous aurez créé aux formats GIF ou ICO.

Codes couleur

Les codes de couleur peuvent être entièrement paramétrés en fonction de vos besoins d'identification : ils peuvent par exemple s'attacher à identifier plutôt qu'un état d'avancement, une nature de conférence ou tout autre type de caractéristique correspondant à vos besoins (domaine d'activité, nature de client, etc.

Publication web

Publication vers un site web, vue depuis un navigateur

Vous disposez d’une fonctionnalité étendue vous permettant de publier sur le Web (Intranet ou Internet) l’ensemble de votre planning de salles.

Avant d’initier cette fonctionnalité, vous devez disposer d’un hébergement de site disposant d’un serveur Web et d’un module PHP (version 4.1 et ultérieur) ou avoir souscrit à notre proposition d’hébergement (nous consulter).
Vous publiez directement avec Rooming'it installé sur votre poste, auncun outil supplémentaire n'est nécessaire.

Les demandes de réservations peuvent s'effectuer directement depuis le site web de publication, un mail est automatiquement envoyé à l'adresse de votre choix pour validation.
Vous trouverez un exemple de publication en suivant le lien vers notre sitehttp://demo.roomingit.fr

Editions

Edition du planning mensuel

Plusieurs éditions sont disponibles en standard :
- étiquettes des participants,
- fiches de réservation,
- liste des réunions du jour,
- etc.

Elles sont proposées par défaut en aperçu avant impression : Cet apercu avant impression vous permet de naviguer entre les pages pour n'imprimer que celles voulues.

Rooming'it - Nouvelle version 4.0

Cette nouvelle version de Rooming'it propose de nombreuses nouvelles fonctionalités et améliorations comme l'accès direct à l'annuaire des contacts, une meilleure présentation de la gestion des documents.

Les nouvelles fonctionnalités

	La gestion des contacts Vous avez un accès direct à votre carnet d'adresses afin de mieux gérer les coordonnées et informations personnelles de vos contacts.			La recherche plus efficace De nouveaux critères de recherche ont été ajoutés pour vous permettre de retrouver plus rapidement les disponibilités ou vos réservations.
	Informations complémentaires Les salles et les réservations sont enrichies d'informations complémentaires comme la surface et les commentaires.			Meilleure ergonomie générale La présentation générale des réservations a été revue pour une meilleure lisibilité. Les vues hebdomadaires et mensuelles présentent également les réservations en détail.
	Gestion des documents améliorée La présentation et la manipulation des documents a été entièrement changée pour faciliter la prise en main.			Vos salles favorites Vous pouvez définir votre ensemble de salles favorites pour limiter l'affichage de l'agenda à votre intérêt quotidien, vous gagnez ainsi du temps dans votre organisation.
	Impression personnalisée Vous pouvez imprimer le détail des réservations suivant vos propres modèles définis.			Export vers Excel La liste des réservations peut être extraite vers Excel pour vos besoins de gestion complémentaires.

Les nouveautés de l'interface web

L'interface web a également été améliorée et propose aussi de nouvelles possibilités. Un aperçu de la nouvelle interface est visible sur l'adresse demo.roomingit.fr.

Affichage changé
Le site affiche votre propre logo.
La présentation des réservations tire partie des nouvelles possibilités des navigateurs comme les arrondis et les ombrages.

Options et participants
Vous pouvez afficher les options et participants des réservations directement sur votre site.

Mémorisation des informations personnelles
Le visiteur peut mémoriser ses propres informations pour éviter d'avoir à les saisir à chaque demande de réservation.

Choix de la langue
Les visiteurs peuvent changer de langue pour adapter l'interface suivant leur besoin.

Images écrans

Ecran principal		Photo d'une salle de réception
Détail de la réservation		Réglage de la périodicité d'une réservation de salle
Planning mensuel des réservations		Fiche détaillée d'un contact
La publication web du planning des réservations est visible avec tous les navigateurs.		Aperçu avec Internet Explorer d'un planning publié sur un site web
Edition des réservations du jour		Edition du planning mensuel prévisionnel

Descriptions techniques

Configuration conseillée

	Poste de travail	Ordinateur PC avec un minimum de 256 Mo de RAM et 10 Mo disponibles sur le disque dur.
	Système d'exploitation	Toutes les versions de Microsoft Windows sont supportées : Windows 9x, Windows NT, Windows 2000, Windows XP, Windows Vista ou Windows 7.
	Outils bureautique	La suite bureautique Microsoft Office est supportée : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 ou Office 2010. Vous pouvez également utiliser d'autre solutions bureautique telle que OpenOffice.org
	Serveur	Deux versions sont supportées : Version légère ne requérant qu'un partage de fichiers. Le serveur peut être indéféremment de la famille Microsoft ou Linux. Version SQL requérant la mise en place d'une plate forme Microsoft SQL server version 2000 ou ultérieure.

Déploiement en réseau

Rooming'it fonctionne en mode client / serveur et nécessite d'être installé sur chaque poste de travail, avec vos outils bureautiques habituels.

Accès en intranet, extranet ou internet

Rooming'it gère et actualise un site WEB permettant de consulter le planning des réservations depuis votre navigateur internet et vous permettant d'effectuer des demandes de réservation en ligne.

Serveur WEB (IIS ou Apache) avec PHP 4.2 ou ultérieur.
Serveur FTP pour la publication du site WEB.
Serveur SMTP sans authentification pour l'envoi des mails des demandes de réservation.

Client validé sur Internet Explorer 6 et ultérieur, Mozilla Firefox 0.8 et ultérieur, Opéra 8 et ultérieur, Safari, Firefox en environnement Apple.

Accès au bureau à distance

Rooming'it est entièrement fonctionnel sous Windows Terminal Services ou système Citrix afin de vous permettre de bénéficier de toutes les fonctionnalités de Rooming'it depuis votre portable à l'extérieur ou depuis votre domicile (consultez votre prestataire informatique ou contactez nous pour la mise en place de ce type d'architecture).