idylis PGI Associations

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Descriptif général du PGI Associations idylis

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Le PGI Associations idylis vous permet de gérer en une seule et même solution toutes les fonctions clés de votre association, de la gestion complète des activités aux éditions comptables, en passant par les opérations de marketing et la gestion des ressources humaines.

Finies les doubles saisies et les multiples interfaces, l’intégration des modules vous garantit une cohérence des données collectées et une transmission optimale des informations.

Sa richesse fonctionnelle, sa simplicité d’utilisation et son prix très abordable font de notre PGI, une solution idéale pour gérer efficacement tous les aspects de votre association.

Les modules du PGI Associations idylis

	Gestion des membres et des activités
	Création et gestion des types de membres
	Création et édition des types d’activités
	Analyse des activités

Paye
Gestion des feuilles de temps
Gestion des notes de frais
Gestion documentaire

	Gestion des commandes fournisseurs
	Création des articles et gestion des remises
	Edition du journal comptable des dépenses
	Analyse des dépenses

Comptabilité générale
Comptabilité analytique
Gestion des immobilisations

	Suivi de la prospection et des actions de marketing
	Gestion de l’historique des échanges avec les donateurs
	Analyse des retours des campagnes de communication
	Analyse d’activité

	Gestion des recettes
	Enregistrement des dons et des cotisations
	Suivi des règlements des cotisations
	Edition du journal comptable des recettes
	Gestion de la trésorerie
	Analyses et suivi des recettes

Les points forts du PGI Associations idylis

Gagner en simplicité et en efficacité.

• Intégrer toutes les fonctions clés de la gestion en une seule et même solution, pour bénéficier d’un système d’information global et plus fiable.
• Exploiter une base de données unique, optimiser les saisies et réduire le risque d’erreur.
• Capitaliser sur des interfaces déjà connues des utilisateurs.

Mettre en œuvre une solution complète, économique et parfaitement adaptée.

• Déployer progressivement la solution grâce à des fonctions de paramétrage extrêmement simples d’utilisation.
• Adapter l’application aux besoins spécifiques de votre activité et personnaliser son interface aux couleurs de votre association.
• Maîtriser vos dépenses en évitant les surcoûts liés à l’utilisation de nouveaux logiciels de gestion.

Optimiser la gestion de votre association et développer sa visibilité.

• Accélérer le traitement des informations et faciliter l’interaction entre les différents services de votre organisation.
• Disposer de nombreuses analyses et d’éditions personnalisées sur votre activité.
• Suivre et fidéliser vos adhérents via un module de GRC entièrement intégré.
• Accroître la visibilité de votre association, en réalisant des campagnes d’e-mailings ciblées et personnalisées.

Le mode SaaS de notre PGI Associations vous permet en outre :

• de ne rien avoir à installer sur vos machines,
• d’accéder à vos données de gestion de n’importe quel lieu à partir d’une simple connexion à Internet,
• de ne plus avoir à vous soucier des sauvegardes,
• de bénéficier d’outils puissants et évolutifs grâce aux mises à jour effectuées tous les mois et comprises dans le prix de l’abonnement.

Le prix du PGI Associations idylis comprend aussi l’accès illimité à notre hot line pour toutes vos questions liées à l'utilisation de notre solution.

Liste des fonctionnalités du PGI Associations idylis

GESTION DES ADHERENTS ET DE L’ACTIVITE :

• Création et personnalisation du fichier des membres, avec possibilité d’insérer leur photo et de créer des fiches complémentaires dont chaque champ est défini par l’utilisateur.
• Gestion des activités qui peuvent donner lieu à des cotisations ou recevoir des dons.
• Gestion des types d’activités affectables à chaque activité afin de réaliser des éditons par type d’activités.
• Edition des analyses d’activités en fonction des recettes et des dépenses.

 

GESTION DES DEPENSES :

• Création d’appels d’offres et de bons de commande fournisseurs.
• Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des appels d’offres et des bons de commande, à partir d’un fichier d’articles.
• Transfert automatique des commandes en factures afin de générer les écritures du journal des dépenses.
• Suivi des commandes fournisseurs permettant de suivre les factures non parvenues.
• Edition du journal comptable des dépenses.

 

GRC & MARKETING

• Gestion des fichiers contacts (adhérents, donateurs, etc.).
• Création des actions et des processus d’actions à mener.
• Suivi de la prospection et des échanges avec les contacts.
• Gestion des niveaux de relance.
• Historique de relations avec les adhérents.
• Création et envoi d’e-mailings.
• Analyse des résultats des campagnes d’e-mailings.
• Rapport d’activité des collaborateurs par type d’actions.
• Analyse des retours d’opérations de marketing et de communication.

 

GESTION DES RECETTES :

• Création des fichiers clients, articles, etc.
• Inscriptions des membres aux activités, gestion des appels de cotisations et des règlements.
• Enregistrement des dons avec édition des reçus.
• Edition multicritère du journal des recettes.
• Edition du journal comptable des recettes.
• Suivi des règlements.
• Générateur d’états d’édition simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d’impression, d’indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.

 

COMPTABILITE :

• Comptabilité générale
  • Création des comptes, des journaux et des exercices.
  • Module de saisie diversifié et semi-assisté (sur pièces, en vrac et guidée) avec de multiples contrôles de cohérence.
  • Personnalisation de la saisie et création de modèles d’écritures.
  • Lettrage manuel ou automatique des comptes.
  • Rapprochements bancaires.
  • Préparation de la déclaration de TVA.
  • Edition du bilan et du compte de résultat.
• Comptabilité analytique et budgétaire
  • Création des codes analytiques.
  • Création d’états d’édition personnalisés.
  • Création et répartition de plusieurs budgets.
  • Saisie des budgets par mois, par trimestre, par an, par code analytique ou par compte.
  • Editions et analyses comparatives entre le réel et le budgétaire.
• Immobilisations
  • Création des fiches immobilisations et de leurs composants.
  • Définition des modalités d’amortissement et visualisation du plan d’amortissements.
  • Gestion des sorties d’immobilisations.
  • Création automatique des comptes comptables et codes analytiques dans le module « Comptabilité ».

 

RH/ PAYE :

• Paye
  • Création des fiches des salariés.
  • Création et modification des bulletins de paye.
  • Réalisation de profils de paye personnalisés.
  • Gestion des tables de rubriques et de cotisations.
  • Génération de la DADSU.
  • Génération du journal comptable de paye.
  • Gestion des affectations analytiques.
  • Transfert des données de la paye dans le module « Comptabilité ».
• Notes de frais
  • Saisie et validation des notes de frais.
  • Analyses multicritères des dépenses.
  • Transfert des données du module « Notes de frais » vers le module « Comptabilité ».
• Feuilles de temps
  • Saisie des feuilles de temps.
  • Planification et imputation du temps des collaborateurs sur les dossiers à traiter.
  • Facturation automatique des feuilles de temps dans le module « Ventes ».
  • Analyse de l’activité des collaborateurs par client et/ou par dossier.
• Gestion documentaire
  • Créer et gérer une base documentaire interne.
  • Mise en ligne et partage des documents avec notification des nouveautés.

Source : http://audentia.presentationlogiciel.com/site_idylis/PGI_association.aspx

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idylis Associations

Source : http://audentia.presentationlogiciel.com/site_idylis/Associations.aspx

 

Descriptif général d'idylis Associations

idylis Associations permet de gérer les multiples activités que peut avoir une association. Il assure l’enregistrement des inscriptions et des cotisations des membres ainsi que les dons. Pour répondre aux particularités que peuvent avoir certaines associations, le logiciel contient des fonctions de paramétrage permettant de créer un nombre illimité de champs supplémentaires totalement définissables par l’utilisateur (libellé, longueur, type, niveau et droit d’accès).

Les points forts d'idylis Associations

• Très grande simplicité d'utilisation, même pour des débutants.
• Accès nomade aux données : les données ne sont plus sur un ordinateur dédié de l’association ou de l’un de ses membres mais hébergées sur les serveurs idylis et accessibles à toutes les personnes autorisées via n’importe quel poste connecté à internet.
• Personnalisation des fichiers par la création de fiches complémentaires dont les champs sont totalement définissables par l’utilisateur. Ces champs peuvent ensuite être utilisés dans la création d’états d’éditions spécifiques.
• Générateurs d’états d’éditions disponibles aux formats HTML et PDF et exportables vers Excel ™.
• Transfert des écritures vers idylis Comptabilité.
• Impressions groupées des appels de cotisation et des reçus de dons.
• Nombre de sociétés illimité.
• Multiutilisateur avec génération dynamique des menus en fonction des profils d’utilisation.
• Possibilité d'ajouter des champs personnalisés dans les fichiers.

Liste des fonctionnalités d'idylis Associations

1. Gestion des membres
   • Gestion du fichier des membres (nombre illimité) avec possibilité de numérotation automatique et enregistrement de la photographie.
   • Définition des liens de parenté entre les membres.
   • Possibilité d’archiver les fiches des membres inactifs et de ré-activer ces mêmes fiches.
   • Fichier des membres personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
2. Recettes
   • Les recettes, en fonction de ce qui est paramétré dans l’activité, peuvent être de deux natures : paiements de cotisations suite à une inscription ou don.
   • Inscriptions des membres aux activités et gestion des appels de cotisations (avec différents tarifs possibles) ainsi que des règlements y compris les règlements partiels.
   • Enregistrements des dons avec éditions des reçus.
3. Dépenses
   • Création et modification d’appels d’offres et de bons de commandes fournisseurs.
   • Affectation des appels d’offres et des bons de commandes fournisseurs aux activités pour le suivi analytique.
   • Saisie libre d’articles ou intégration d’articles, au sein des appels d’offres et des bons de commandes, à partir d’un fichier d’articles.
   • Possibilité de créer des fournisseurs et des articles lors de la saisie des pièces commerciales fournisseurs.
   • Gestion des remises par ligne d’article en pourcentage ou en montant.
   • Gestion de remises globales (pied de facture) en pourcentage ou en montant.
   • Définition de 5 fournisseurs consultés par appel d’offre.
   • Sélection du fournisseur ayant remporté l’appel d’offre avec transformation automatique en bon de commande.
   • Transfert automatique des commandes en factures afin de générer les écritures du journal des dépenses.
   • Gestion des avoirs fournisseurs.
4. Editions
   • Edition du journal des recettes pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
   • Export du journal comptable des recettes vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
   • Edition du journal des dépenses pour une période définie, par type de membre, par activité, etc.
   • Export du journal comptable des dépenses vers idylis Comptabilité ou dans un format Excel ™ pour un import dans un autre logiciel de comptabilité.
   • Edition des analyses des activités en fonction des recettes et des dépenses.
   • Edition du suivi des commandes fournisseurs permettant de suivre les factures non parvenues.
   • Edition du suivi des recettes permettant de suivre les impayés.
   • Générateur d’états d’éditions simple et intuitif permettant de choisir les champs à imprimer avec leur ordre d’impression, d’indiquer des filtres et de mémoriser toutes les éditions ainsi paramétrées.
5. Paramétrages
   • Gestion des activités qui peuvent donner lieu à des cotisations ou recevoir des dons. Les activités ont une durée, un nombre de participants maximum, des tarifs et peuvent être classées par type. Le fichier des activités est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des types d’activités affectables à chaque activité afin de réaliser des éditions par type d’activités. Le fichier des types d’activité est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des fournisseurs avec plusieurs contacts et plusieurs adresses pour chaque fournisseur.
   • Gestion des articles à utiliser dans les pièces commerciales fournisseurs (appels d’offres, commandes, factures et avoirs.) Chaque article peut avoir un prix fixe, un taux de TVA, un code analytique et peut être rattaché à un compte de vente comptable.
   • Gestion des types de membres affectables à chaque membre afin de réaliser des éditions par type de membre. Le fichier des types de membres est personnalisable par la création d’une fiche complémentaire dont chaque champ est défini par l’utilisateur (libellé, nombre de caractères, nature, droit d’accès).
   • Gestion des conditions de règlement pour les factures fournisseurs permettant de déterminer les dates d’échéances.
   • Gestion des modes de paiement (chèque, espèces, etc.)
   • Gestion des codes TVA avec taux et numéro de compte comptable.
   • Gestion des codes analytiques.
   • Paramétrages des informations permettant le lien avec le logiciel de comptabilité.
6. Traitements
   • Génération automatique des renouvellements pour des activités récurrentes.
   • Impressions groupées des appels de cotisations, des reçus de cotisations et des reçus pour dons.
   • Archivage automatique des membres inactifs (avec possibilité, ensuite, de les réactiver).
   • Contrôle de cohérence de la base de données.
   Source : http://audentia.presentationlogiciel.com/site_idylis/Associations.aspx